Письмо на английском

Как написать письмо на английском правильно?

Английский язык стал важной частью жизни многих людей. Это не только способ межнационального общения на бытовом уровне. Его знание — необходимое условие для обучения за границей, в деловых поездках, на отдыхе и во время работы. Общаться с иностранными коллегами можно в устной (по телефону) или письменной форме, например, по e-mail. Если с устными переговорами все относительно понятно, то правильно писать официальное письмо на английском нужно уметь. Главная особенность деловой переписки, отличающая ее от неформальной, — лаконичность и строгий стиль корреспонденции.

Как пишутся бизнес-письма: основные требования

Основные требования к деловой переписке:

• краткость, информативность. Это означает, что нужно составлять послание так, чтобы изложить всю необходимую информацию четко и лаконично, не отходя в сторону от темы письма;
• безличный характер. В деловой переписке не должно быть вопросов, не относящихся к рабочему процессу. Любые личные вопросы недопустимы, даже если вы знакомы с адресатом. Спрашивать, где он провел отпуск или как здоровье его питомца нужно не в рабочем письме;
• никаких шуток. Правила делового этикета предусматривают максимальную серьезность. То, что допускается в общении с родными или друзьями, в более серьезной ситуации — табу;
• как можно меньше эмоций. Сравнения, восклицательные и вопросительные знаки, а также другие средства, делающие речь выразительнее, — излишни. Чем меньше «рюшек» и украшений, тем лучше. В особенности, это касается людей, чье знание английского языка оставляет желать лучшего;
• грамотность. Обязательное условие — проверить письмо на правильность орфографии и пунктуации. Можно быть профессионалом высокого класса в своей области, но ошибки в английском языке заставляют усомниться в компетентности;
• не нужно ничего придумывать. Деловая переписка — это, в первую очередь, штампы, устойчивые слова и предложения. Придерживаться принятого формата лучше, чем пытаться изобрести что-то оригинальное.

Одно из важнейших правил: документ должен быть четко структурирован. Рассмотрим этот момент более подробно.

Структура делового письма на английском языке

Официальное послание включает такие разделы:

• данные отправителя;
• дата;
• информация об адресате;
• основная часть;
• заключение;
• подпись.

Данные отправителя указываются в таком порядке: фамилия, имя; должность; наименование компании; адрес офиса; город; страна.

Далее идет отступ в 3 строки и указывается дата. Есть несколько вариантов ее обозначения, каждый из них можно использовать:

• August 10, 2021;
• 10 August, 2021;
• 10th August, 2021;
• August 10th, 2021;
• 10 Aug. 2021.

Допускается сокращенное написание месяца. Однако нужно предварительно выучить сокращения, принятые в английском языке.

Несколько слов об обращении к адресату. Для мужчин принято обращение Mr, для замужних дам — Mrs, для незамужних — Ms. Иногда используют универсальное обращение к женщине, вне зависимости от семейного положения — Ms. Далее следуют: занимаемая должность, наименование предприятия, адрес (дом, улица), город, страна.

Выбор формы приветствия зависит от характера послания. Поскольку мы говорим о деловой переписке, то чаще всего используют такой шаблон: Dear Ms/Mr + фамилия. Обращение, как правило, выделяют запятой. Если адресат проживает в США или Канаде, после обращения принято ставить двоеточие.

Содержание основной части (тела) письма зависит ль цели его написания. Это может быть запрос, жалоба, претензия и т.д. Заключительная часть «ядра» — призыв к определенному действию.

Заключительная часть — это устоявшиеся фразы, выражающие надежду на быстрый ответ, приглашение к совместной работе, выражение благодарности и т.д. Написание электронных сообщений отличается от традиционного варианта тем, что реквизиты отправителя и получателя указывать не нужно. Зато обязательный момент — тема, связанная с содержанием сообщения.

Как правильно писать формальное деловое письмо на английском: несколько полезных советов

Во-первых, уделите больше внимания грамматике. Правильное употребление артиклей и времен, знание модальных глаголов и общепринятых клише — самые важные моменты.

Во-вторых, расширяйте лексикон. Формальное, или официальное, сообщение вовсе не означает ограниченный штампами словарный запас. Богатая лексика позволяет выражать мысли более свободно. Многие люди пользуются словарями. Не возбраняется это и в деловой переписке. Однако словарь должен быть не общим, а специальным.

В-третьих, читайте англоязычную литературу на бизнес-тематику. Увлекательным подобное чтиво назвать нельзя, но польза от него — несомненна. Формулировать мысли будет намного проще. Еще один лайфхак — завести блокнот с полезными фразами, которые могут быть использованы при написании делового письма на английском. Это позволит избежать ошибок при составлении корреспонденции.

В-четвертых, тренировка и еще раз тренировка. Можно придумать виртуального адресата в Англии, США или Канаде и «отправлять письма». После 20-25 попытки навык составления формальных посланий будет отточен до автоматизма. Полезно хранить удачный пример с официальным письмом на английском на рабочем столе.