Примеры правильного письма на английском языке

Как написать письмо на английском правильно?

Английский язык стал важной частью жизни многих людей. Это не только способ межнационального общения на бытовом уровне. Его знание — необходимое условие для обучения за границей, в деловых поездках, на отдыхе и во время работы. Общаться с иностранными коллегами можно в устной (по телефону) или письменной форме, например, по e-mail. Если с устными переговорами все относительно понятно, то правильно писать официальное письмо на английском нужно уметь. Главная особенность деловой переписки, отличающая ее от неформальной, — лаконичность и строгий стиль корреспонденции.

Как пишутся бизнес-письма: основные требования

Основные требования к деловой переписке:

• краткость, информативность. Это означает, что нужно составлять послание так, чтобы изложить всю необходимую информацию четко и лаконично, не отходя в сторону от темы письма;
• безличный характер. В деловой переписке не должно быть вопросов, не относящихся к рабочему процессу. Любые личные вопросы недопустимы, даже если вы знакомы с адресатом. Спрашивать, где он провел отпуск или как здоровье его питомца нужно не в рабочем письме;
• никаких шуток. Правила делового этикета предусматривают максимальную серьезность. То, что допускается в общении с родными или друзьями, в более серьезной ситуации — табу;
• как можно меньше эмоций. Сравнения, восклицательные и вопросительные знаки, а также другие средства, делающие речь выразительнее, — излишни. Чем меньше «рюшек» и украшений, тем лучше. В особенности, это касается людей, чье знание английского языка оставляет желать лучшего;
• грамотность. Обязательное условие — проверить письмо на правильность орфографии и пунктуации. Можно быть профессионалом высокого класса в своей области, но ошибки в английском языке заставляют усомниться в компетентности;
• не нужно ничего придумывать. Деловая переписка — это, в первую очередь, штампы, устойчивые слова и предложения. Придерживаться принятого формата лучше, чем пытаться изобрести что-то оригинальное.

Одно из важнейших правил: документ должен быть четко структурирован. Рассмотрим этот момент более подробно.

Структура делового письма на английском языке

Официальное послание включает такие разделы:

• данные отправителя;
• дата;
• информация об адресате;
• основная часть;
• заключение;
• подпись.

Данные отправителя указываются в таком порядке: фамилия, имя; должность; наименование компании; адрес офиса; город; страна.

Далее идет отступ в 3 строки и указывается дата. Есть несколько вариантов ее обозначения, каждый из них можно использовать:

• August 10, 2021;
• 10 August, 2021;
• 10th August, 2021;
• August 10th, 2021;
• 10 Aug. 2021.

Допускается сокращенное написание месяца. Однако нужно предварительно выучить сокращения, принятые в английском языке.

Несколько слов об обращении к адресату. Для мужчин принято обращение Mr, для замужних дам — Mrs, для незамужних — Ms. Иногда используют универсальное обращение к женщине, вне зависимости от семейного положения — Ms. Далее следуют: занимаемая должность, наименование предприятия, адрес (дом, улица), город, страна.

Выбор формы приветствия зависит от характера послания. Поскольку мы говорим о деловой переписке, то чаще всего используют такой шаблон: Dear Ms/Mr + фамилия. Обращение, как правило, выделяют запятой. Если адресат проживает в США или Канаде, после обращения принято ставить двоеточие.

Содержание основной части (тела) письма зависит ль цели его написания. Это может быть запрос, жалоба, претензия и т.д. Заключительная часть «ядра» — призыв к определенному действию.

Заключительная часть — это устоявшиеся фразы, выражающие надежду на быстрый ответ, приглашение к совместной работе, выражение благодарности и т.д. Написание электронных сообщений отличается от традиционного варианта тем, что реквизиты отправителя и получателя указывать не нужно. Зато обязательный момент — тема, связанная с содержанием сообщения.

Как правильно писать формальное деловое письмо на английском: несколько полезных советов

Во-первых, уделите больше внимания грамматике. Правильное употребление артиклей и времен, знание модальных глаголов и общепринятых клише — самые важные моменты.

Во-вторых, расширяйте лексикон. Формальное, или официальное, сообщение вовсе не означает ограниченный штампами словарный запас. Богатая лексика позволяет выражать мысли более свободно. Многие люди пользуются словарями. Не возбраняется это и в деловой переписке. Однако словарь должен быть не общим, а специальным.

В-третьих, читайте англоязычную литературу на бизнес-тематику. Увлекательным подобное чтиво назвать нельзя, но польза от него — несомненна. Формулировать мысли будет намного проще. Еще один лайфхак — завести блокнот с полезными фразами, которые могут быть использованы при написании делового письма на английском. Это позволит избежать ошибок при составлении корреспонденции.

В-четвертых, тренировка и еще раз тренировка. Можно придумать виртуального адресата в Англии, США или Канаде и «отправлять письма». После 20-25 попытки навык составления формальных посланий будет отточен до автоматизма. Полезно хранить удачный пример с официальным письмом на английском на рабочем столе.