Как написать официальное письмо на английском

...

Английский язык — не только способ межнационального общения на бытовом уровне. Его знание — необходимое условие для обучения за границей, в деловых поездках, на отдыхе и во время работы. Общаться с иностранными коллегами можно в устной форме (по телефону) или в письменной, например, по e-mail. Если с устными переговорами все относительно понятно, то правильно писать официальное письмо на английском нужно уметь. Главная особенность деловой переписки, отличающая ее от неформальной, — лаконичность и строгий стиль корреспонденции.

Как пишется официальное письмо на английском: основные требования

Главные критерии деловой переписки:

  • Краткость, информативность. Это означает, что нужно составлять послание так, чтобы изложить всю необходимую информацию четко и лаконично, не отходя в сторону от темы письма.
  • Безличный характер. В деловой переписке не должно быть фраз, не относящихся к рабочему процессу. Любые личные вопросы недопустимы, даже если вы знакомы с адресатом. В рабочем письме не нужно спрашивать, где он провел отпуск или как здоровье его питомца.
  • Никаких шуток. Правила делового этикета предусматривают максимальную серьезность. То, что допускается в общении с родными или друзьями, в более серьезной ситуации — табу.
  • Как можно меньше эмоций. Сравнения, восклицательные и вопросительные знаки, а также другие средства, делающие речь выразительнее — излишни. Чем меньше «рюшек» и украшений, тем лучше. В особенности это касается людей, чье знание английского языка оставляет желать лучшего.
  • Грамотность. Обязательное условие — проверить письмо на правильность орфографии и пунктуации. Можно быть профессионалом высокого класса в своей области, но ошибки в английском языке заставят усомниться в компетентности.
  • Уместная терминология. При составлении деловой корреспонденции можно и нужно использовать бизнес-лексику, особенно если речь идет о переписке с деловыми партнерами.
  • Не нужно ничего придумывать. Деловая переписка — это, в первую очередь, штампы, устойчивые слова и предложения. Придерживаться принятого формата лучше, чем пытаться изобрести что-то оригинальное.

Одно из важнейших правил: документ должен быть четко структурирован. Рассмотрим этот момент более подробно.

Структура делового письма на английском языке

Правильно написать письмо на английском можно только согласно всем правилам языка. Для оформления деловой переписки уже давно существуют определенные стандарты, но стоит отметить, что есть некоторая разница между европейским и североамериканским образцами. Некоторые отклонения при оформлении письма вполне допустимы.

Официальное послание включает такие разделы:

  • данные отправителя;
  • дата;
  • информация об адресате;
  • основная часть;
  • заключение;
  • подпись.

Данные отправителя указываются в таком порядке: фамилия, имя; должность; наименование компании; адрес офиса; город; страна.

Далее идет отступ в 3 строки и указывается дата. Есть несколько вариантов ее обозначения, каждый из них можно использовать:

  • August 10, 2021;
  • 10 August, 2021;
  • 10th August, 2021;
  • August 10th, 2021;
  • 10 Aug. 2021.

Допускается сокращенное написание месяца. Однако нужно предварительно выучить сокращения, принятые в английском языке.

Несколько слов об обращении к адресату. Для мужчин принято обращение Mr, для замужних дам — Mrs, для незамужних — Ms. Иногда используют универсальное обращение к женщине, вне зависимости от семейного положения — Ms. Выбор формы приветствия зависит от характера послания. Поскольку мы говорим о деловой переписке, то чаще всего используют такой шаблон: Dear Ms/Mr + фамилия. Обращение, как правило, выделяют запятой. Если адресат проживает в США или Канаде, после обращения принято ставить двоеточие.

Содержание основной части (тела) письма зависит от цели его написания. Это может быть запрос, жалоба, претензия и т.д. Цель обращения в деловом письме, которое составляется на английском языке, указывается в первом абзаце, а затем излагается главная мысль. Если речь идет о запросах, стоит использовать модальные глаголы, это сделает оформление максимально вежливым и официальным. При написании жалоб не стоит излишне высказывать свои эмоции, их следует оформлять вежливо и понятно. Если письмо носит извинительный характер или сообщает плохие новости, необходимо тактично и лаконично излагать свои мысли, указывая на возможные причины подобных действий. В конце «ядра» обычно пишут призыв к определенному действию.

Заключительная часть — это устоявшиеся фразы, выражающие надежду на быстрый ответ, приглашение к совместной работе, выражение благодарности и т.д. В конце письма ставится подпись и инициалы. Такое построение деловой переписки актуально не только для Великобритании, но и для любой другой страны, поэтому этот формат можно смело применять для общения с зарубежными деловыми партнерами.

Написание электронных сообщений отличается от традиционного варианта тем, что реквизиты отправителя и получателя указывать не нужно. Зато обязательный момент — тема, связанная с содержанием сообщения.

Разновидности деловых писем

Писать официальное письмо на английском можно по совершенно разным причинам, чаще всего используются следующие виды деловой корреспонденции:

  1. Коммерческое письмо (Sales Letter) — обычно это рекламная корреспонденция, основной целью которой является привлечение внимания и побуждение к действию, поэтому целесообразно начинать ее с сильного заявления. Такое письмо точно и лаконично описывает преимущества выполнения действий для адресата, а также последовательность мер. В нем содержатся необходимые номера телефонов или ссылки.
  2. Поручение (Order Letter) — такие письма используют для заказа товаров или услуг, оно должно содержать информацию и описание желаемой продукции. Также в состав письма иногда включается информация о цене и форме оплаты.
  3. Жалоба (Complaint Letter), еще подобную корреспонденцию называют рекламацией. Тон оформления письма очень важен, ведь он может иметь решающее влияние при его рассмотрение. Лучше всего использовать спокойный профессиональный тон, это существенно увеличит шансы на возмещение убытков.
  4. Урегулирование споров (Adjustment Letter) отправляется в ответ на жалобу, пишется предельно вежливо и лаконично.
  5. Письмо-запрос (Inquiry Letter) пишется при необходимости получения информации от адресата. Оно составляется кратко, описываются только самые нужные моменты, необходимо указать точный обратный адрес, чтобы быстро получить ответ.
  6. Рекомендательные письма (Letter of Recommendation) нужны прежде всего для соискателей работы и представляют собой отзыв от предыдущего работодателя.
  7. Письмо-подтверждение (Confirmation letter) отправляется в виде квитанции. Компании или адресаты чаще всего отправляют их с целью подтверждения получения предыдущего письма, такая корреспонденция носит необязательный характер. 

Также может быть отправлено сопроводительное письмо, резюме, заявление об увольнении, рекомендательное или мотивационное письмо. В любом случае деловое письмо должно содержать правильные английские фразы, быть вежливым и лаконичным.

Как правильно писать формальное письмо на английском: несколько полезных советов

Во-первых, уделите больше внимания грамматике. Правильное употребление артиклей и времен, знание модальных глаголов и общепринятых клише — самые важные моменты.

Во-вторых, расширяйте лексикон. Формальное или официальное, сообщение вовсе не означает ограниченный штампами словарный запас. Богатая лексика позволяет выражать мысли более свободно. Многие люди пользуются словарями. Не возбраняется это и в деловой переписке. Однако словарь должен быть не общим, а специальным.

В-третьих, читайте англоязычную литературу на бизнес-тематику. Увлекательным подобное чтиво назвать нельзя, но польза от него — несомненна. Формулировать мысли будет намного проще. Еще один лайфхак — завести блокнот с полезными фразами, которые могут быть использованы при написании делового письма на английском. Это позволит избежать ошибок при составлении корреспонденции.

В-четвертых, тренировка и еще раз тренировка. Можно придумать виртуального адресата в Англии, США или Канаде и «отправлять письма». После 20-25 попытки навык составления формальных посланий будет отточен до автоматизма. Полезно хранить удачный пример с официальным письмом на английском на рабочем столе.

Применяйте знания на практике! Экспериментируйте, улучшайте свои навыки и достигайте новых высот в деловой коммуникации. И помните, если вам нужна дополнительная поддержка и обучение, мы всегда рады видеть вас на курсах в Oratorica!


Дата публикации: 05/01/2023 13:59
Дата перепубликации: 05/04/2023 13:59
Автор: Надежда Яношевская
Tori Hello
Проверь свой уровень английского на бесплатном тестировании

Познакомимся, определим уровень владения языка и покажем, как проходит обучение

Расскажем как
проходят занятия

🎓 Расскажем об обучении, преподавателях, графике и оплате

👩‍🏫 Назначим бесплатный пробный урок

По вопросам корпоративного обучения свяжитесь с нами по email

direktor@oratorica.com.ua
contacte
free call