Как написать официальное письмо на английском

Личная и деловая переписка уже давно стала частью нашей жизни, особое место ей отводится в английской культуре. Именно правильное написание письма дает адресату полное понятие об оппоненте. Формальное письмо на английском позволяет понять, насколько человек образован, разбирается в этикете и знает язык.

Особенности написания делового письма

Чтобы правильно написать письмо на английском, необходимо придерживаться следующей его структуры:

• прежде всего необходимо указать имя получателя и адрес;
• затем дату написания;
• далее располагается приветственная часть;
• основная часть;
• заключение.

В конце письма ставится подпись и инициалы. Такое построение деловой переписки актуально не только для Англии, но и для любой другой страны, поэтому такой формат можно смело применять для общения с зарубежными деловыми партнерами.

Правила написания письма в деловом формате

Правильно написать письмо на английском можно только согласно всем правилам языка. Для оформления деловой переписки уже давно существуют определенные стандарты, но стоит отметить, что есть некоторая разница между европейским и североамериканским образцами. Некоторые отклонения при оформлении письма вполне допустимы.

Чтобы создать правильное впечатление о себе, нужно оформить соответствующее приветствие. Если планируется использование бумажного, а не электронного письма, необходимо разместить в верхнем правом углу имя адресата и его адрес, после чего можно приступать к написанию текста.

Имя и фамилия человека должны быть написаны правильно. Официальное письмо на английском может начинаться с Dear Sir/Madam, такой оборот актуален в тех случаях, если отправитель лично не знаком с адресатом. Формальные письма, которые чаще всего используются в деловой переписке, должны быть написаны исключительно вежливым тоном.

Если речь идет о письмах-запросах, стоит использовать модальные глаголы, это сделает оформление максимально вежливым и официальным. При оформлении писем-жалоб не стоит излишне высказывать свои эмоции, их следует оформлять вежливо и понятно. Если письмо носит извинительный характер или сообщает плохие новости, необходимо тактично и лаконично излагать свои мысли, указывая на возможные причины подобных действий.

Цель обращения в деловом письме, которое составляется на английском языке, указывается в первом абзаце, а затем излагается главная мысль письма. Лучше всего при составлении письма руководствоваться следующими принципами — суть письма должна излагаться вежливо и лаконично, а также содержать слова благодарности.

При составлении деловой корреспонденции можно и нужно использовать бизнес-лексику, особенно если речь идет о переписке с деловыми партнерами.

Разновидности деловых писем

Писать официальное письмо на английском можно по совершенно разным причинам, чаще всего используются следующие виды деловой корреспонденции:

• Коммерческое письмо (Sales Letter) — чаще всего это рекламная корреспонденция, основной целью которой является привлечение внимания и побуждение к действию, поэтому целесообразно начинать ее с сильного заявления. Такое письмо точно и лаконично описывает преимущества выполнения действий для адресата, а также последовательность мер. В нем содержатся необходимые номера телефонов или ссылки.
• Поручение (Order Letter) — такие письма используют для заказа товаров или услуг, оно должно содержать информацию и описание желаемой продукции. Также в состав письма иногда включается информация о цене и форме оплаты.
• Жалоба (Complaint Letter), еще подобную корреспонденцию называют рекламацией. Тон оформления письма очень важен, ведь он может иметь решающее влияние при его рассмотрение. Лучше всего использовать спокойный профессиональный тон, это существенно увеличит шансы на возмещение убытков.
• Урегулирование споров (Adjustment Letter) отправляется в ответ на жалобу, пишется предельно вежливо и лаконично.
• Письмо-запрос (Inquiry Letter) пишется при необходимости получения информации от адресата. Оно составляется кратко, описываются только самые нужные моменты, необходимо указать точный обратный адрес, чтобы быстро получить ответ.
• Рекомендательные письма (Letter of Recommendation) нужны прежде всего для соискателей работы и представляют собой отзыв от предыдущего работодателя.
• Письмо-подтверждение (Confirmation letter) отправляется в виде квитанции. Компании или адресаты чаще всего отправляют их с целью подтверждения получения предыдущего письма, такая корреспонденция носит необязательный характер. 

Также может быть отправлено сопроводительное письмо, резюме, заявление об увольнении, рекомендательное или мотивационное письмо. Деловое письмо должно содержать правильные английские фразы, быть вежливым и лаконичным.