Як написати офіційний лист англійською?

...

Англійська мова — не лише спосіб міжнаціонального спілкування на побутовому рівні. Її знання — необхідна умова для навчання за кордоном, у ділових поїздках, на відпочинку та під час роботи. Спілкуватися з іноземними колегами можна в усній формі (телефоном) або в письмовій, наприклад, по e-mail. Якщо з усними переговорами все відносно зрозуміло, то правильно писати офіційний лист англійською потрібно вміти. Головна особливість ділового листування, яка відрізняє його від неформального, — лаконічність і суворий стиль кореспонденції.

Як пишеться офіційний лист англійською: основні вимоги

Головні критерії ділового листування:

  • Стислість, інформативність. Це означає, що потрібно складати послання так, щоб викласти всю необхідну інформацію чітко та лаконічно, не відходячи від теми листа.
  • Безособовий характер. У діловому листуванні не повинно бути фраз, які не належать до робочого процесу. Будь-які особисті питання неприпустимі, навіть якщо ви знайомі з адресатом. У робочому листі не потрібно питати, де він провів відпустку чи як здоров'я його вихованця.
  • Жодних жартів. Правила ділового етикету передбачають максимальну серйозність. Те, що допускається у спілкуванні з рідними чи друзями, у серйознішій ситуації — табу.
  • Якнайменше емоцій. Порівняння, знаки оклику й знаки запитання, а також інші засоби, що роблять мову виразнішою — зайві. Чим менше «рюшів» і прикрас, тим краще. Особливо це стосується людей, чиє знання англійської мови бажає кращого.
  • Грамотність. Обов'язкова умова — перевірити лист на правильність орфографії й пунктуації. Можна бути професіоналом високого класу у своїй галузі, але помилки в англійській мові змусять засумніватися у компетентності.
  • Доречна термінологія. При складанні ділової кореспонденції можна і потрібно використовувати бізнес-лексику, особливо якщо йдеться про листування з партнерами.
  • Не треба нічого вигадувати. Ділове листування — це насамперед штампи, стійкі слова і речення. Дотримуватись прийнятого формату краще, ніж намагатися винайти щось оригінальне.

Одне з найважливіших правил: документ має бути чітко структурованим. Розглянемо цей момент докладніше.

Структура ділового листа англійською мовою

Правильно написати лист англійською можна лише згідно з усіма правилами мови. Для оформлення ділового листування вже давно існують певні стандарти, але варто зазначити, що є деяка різниця між європейським та північноамериканським зразками. Деякі відхилення при оформленні листа цілком допустимі.

Офіційне послання включає такі розділи:

  • дані відправника;
  • дата;
  • інформація про адресата;
  • основна частина;
  • висновок;
  • підпис.

Дані відправника зазначаються у такому порядку: прізвище, ім'я; посада; найменування компанії; адреса офісу; місто; країна.

Далі йде відступ у 3 рядки та вказується дата. Є кілька варіантів її позначення, кожен із них можна використовувати:

  • 10 серпня 2021 р.;
  • 10 серпня 2021 р.;
  • 10 серпня 2021 р.;
  • 10 серпня 2021 р.;
  • 10 серпня 2021 р.

Допускається скорочене написання місяця. Однак потрібно попередньо вивчити скорочення, ухвалені в англійській мові.

Декілька слів про звернення до адресата. Для чоловіків прийнято звернення Mr, для заміжніх жінок — Mrs, для незаміжніх — Ms. Іноді використовують універсальне звернення до жінки, незалежно від сімейного стану — Ms. Вибір форми привітання залежить від характеру листа. Оскільки ми говоримо про ділове листування, то найчастіше використовують такий шаблон: Dear Ms/Mr + прізвище. Звернення, як правило, виділяють комою. Якщо адресат проживає у США чи Канаді, після звернення заведено ставити двокрапку.

Зміст основної частини (тіла) листа залежить від мети його написання. Це може бути запит, скарга, претензія тощо. Мета звернення у діловому листі, що складається англійською мовою, вказується у першому абзаці, а потім викладається головна думка. Якщо йдеться про запити, варто використати модальні дієслова, це зробить оформлення максимально ввічливим та офіційним. При написанні скарг не варто зайво висловлювати свої емоції, їх слід оформляти ввічливо та зрозуміло. Якщо лист має вибачальний характер або повідомляє погані новини, необхідно тактовно й лаконічно викладати свої думки, вказуючи на можливі причини подібних дій. Наприкінці «ядра» зазвичай пишуть заклик до певної дії.

Завершальна частина — це усталені фрази, які висловлюють надію на швидку відповідь, запрошення до спільної роботи, подяку тощо. Наприкінці листа ставиться підпис й ініціали. Така побудова ділового листування актуальна не лише для Великобританії, але й для будь-якої іншої країни, тому цей формат можна сміливо застосовувати для спілкування із закордонними діловими партнерами.

Написання електронних повідомлень відрізняється від традиційного варіанта тим, що реквізити відправника та одержувача вказувати не потрібно. Натомість обов'язковий момент — тема, пов'язана зі змістом повідомлення.

Різновиди ділових листів

Писати офіційний лист англійською можна з різних причин, найчастіше використовуються такі види ділової кореспонденції:

  1. Комерційний лист (Sales Letter) — зазвичай це рекламна кореспонденція, основною метою якої є привернення уваги й спонукання до дії, тому доцільно починати її з сильної заяви. Такий лист точно й лаконічно описує переваги виконання дій для адресата, а також послідовність заходів. У ньому містяться номери телефонів або посилання.
  2. Доручення (Order Letter) — такі листи використовують для замовлення товарів чи послуг, він повинен містити інформацію та опис бажаної продукції. Також до складу листа іноді включається інформація про ціну та форму оплати.
  3. Скарга (Complaint Letter), ще подібну кореспонденцію називають рекламацією. Тон оформлення листа дуже важливий, адже він може мати вирішальний вплив під час його розгляду. Найкраще використати спокійний професійний тон, це суттєво збільшить шанси на відшкодування збитків.
  4. Врегулювання суперечок (Adjustment Letter) вирушає у відповідь на скаргу, пишеться максимально ввічливо та лаконічно.
  5. Лист-запит (Inquiry Letter) пишеться за необхідності отримання інформації від адресата. Воно формується коротко, описуються лише найпотрібніші моменти, необхідно вказати точну зворотну адресу, щоб швидко отримати відповідь.
  6. Рекомендаційні листи (Letter of Recommendation) потрібні насамперед для претендентів на роботу, це відгук від попереднього роботодавця.
  7. Лист-підтвердження (Confirmation letter) надсилається у вигляді квитанції. Компанії або адресати найчастіше надсилають їх з метою підтвердження отримання попереднього листа, така кореспонденція має необов'язковий характер.

Також може бути надіслано супровідний лист, резюме, заяву про звільнення, рекомендаційний або мотиваційний лист. У будь-якому випадку діловий лист має містити правильні англійські фрази, бути ввічливим та лаконічним.

Як правильно писати формальний лист англійською: кілька корисних порад

По-перше, приділіть більше уваги граматиці. Правильне вживання артиклів і часів, знання модальних дієслів і загальноприйнятих кліше — найважливіші моменти.

По-друге, розширюйте лексикон. Формальне або офіційне повідомлення зовсім не означає обмежений штампами словниковий запас. Багата лексика дозволяє висловлювати думки вільніше. Багато людей користуються словниками. Не забороняється це і в діловому листуванні. Однак словник має бути не загальним, а спеціальним.

По-третє, читайте англомовну літературу на бізнес тематику. Цікавим подібне чтиво назвати не можна, але користь від нього безсумнівна. Формулювати думки буде набагато простіше. Ще один лайфхак — завести блокнот із корисними фразами, які можуть бути використані при написанні ділового листа англійською. Це дозволить уникнути помилок при складанні кореспонденції.

По-четверте, тренування та ще раз тренування. Можна вигадати віртуального адресата в Англії, США чи Канаді й «надсилати листи». Після 20-25 спроби навичка складання формальних послань буде відточена до автоматизму. Корисно зберігати вдалий приклад з офіційним листом англійською на робочому столі.

Застосовуйте знання на практиці! Експериментуйте, покращуйте свої навички та досягайте нових висот у діловій комунікації. І пам'ятайте, якщо вам потрібна додаткова підтримка і навчання, ми завжди раді бачити вас на курсах в Oratorica!


Дата публікації: 05/01/2023 13:59
Дата перевидання: 05/04/2023 13:59
Автор: Надежда Яношевская
Tori Hello
Перевір свій рівень англійської на безкоштовному тестуванні

Познайомимось, визначимо рівень володіння мовою та покажемо, як проходить навчання

Розповімо як
проходять заняття

🎓 Розповімо про навчання, викладачів, графік та оплату

👩‍🏫 Призначимо безкоштовний пробний урок

З питань корпоративного навчання зв’яжіться з нами по email

direktor@oratorica.com.ua
contacte
free call